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Documentação do Sistema

Documentação do Sistema

1.Configurações

Empresa

Você deve preencher com dados corretos sobre sua empresa, especialmente se vai emitir nota. As informações poderão ser usadas na emissão de notas fiscais e recibos não fiscais.

Financeiro

Campos usados para facilitar a automação da aplicação de taxas padrões, preencha com valores em porcentagem. Os valores serão usados como sugestão na hora do cadastro de produtos e vendas que utilizem crédito ou débito.

Fiscal

Configuração de dados obrigatórios para emissão de nota fiscal, para estar apto a emissão você deve preencher corretamente todos os dados desta aba e sua empresa estar cadastrada no regime Simples Nacional. Se precisar veja a baixo como preencher cada um dos campos da aba Fiscal ou consulte seu contador.

  • Usar IBS

    • Marcar "Usar IBS" fará com que as notas sejam emitidas usando os novos campos IBS da reforma tributária, ainda estão em fase de testes e devem ser usados apenas se necessário.

  • Número da última NF

    • Preencha com os valores da última Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica emitida por outro sistema, se nunca foi utilizado outro sistema para emitir notas deve-se deixar os valores em 0. Observe que existem valores diferentes para homologação e produção, ou seja se foram emitidas notas apenas em Produção no outro sistema não existe necessidade de mudar o valor referenciado para homologação, apenas os campos relacionados a Produção. o QEstoqueLoja tentará emitir notas baseado na numeração indicada nessa configuração, se estiverem incorretas podem existir intervalos desnecessários entre as numerações da nota fiscal.

  • Ambiente

    • Escolha entre os ambientes disponíveis para emitir notas:
    Homologação: Ambiente utilizado para testes, nenhuma nota enviada no ambiente de homologação tem valor fiscal, por isso é altamente recomendado utilizar somente este ambiente até que esteja familiarizado com o sistema.
    Produção:: Ambiente para emitir suas notas de fato, todas notas emitidas no ambiente de produção tem valor fiscal e são de responsabilidade do usuário emissor.

  • CSC e ID CSC

    • Para conseguir o CSC e ID entre no site da receita do seu estado, no paraná o link é receita.pr.gov.br, e logue de preferencia com seu certificado digital, depois no menu esquerdo da página entre em DF-E > NFC-E > CSC > controle, digite seu CNPJ e busque com os filtros homologação e produção, se não houver nenhum CSC para o ambiente use o botão "Solicitar".

    O CSC deve parecer algo como GW6YWZMZKFOCFHXLH5YQEDUYLWD9KOKKVR6 e o ID CSC: 000001, lembre de usar o CSC e ID CSC de produção se estiver usando o ambiente produção e o CSC e ID CSC de homologação se estiver usando o ambiente homologação.

  • Pasta Schemas

    • Selecione a pasta de schemas para validar xml das notas que é baixada automaticamente com o QEstoqueLoja, no Windows está em %appdata%\Roaming\QEstoqueLoja\recursos\NFeSchemas, no Linux fica em /usr/local/share/QEstoqueLoja/recursos/NFeSchemas.

  • Certificado

    • Selecione o arquivo do seu certificado digital .pfx da sua empresa e preencha o campo da senha. se não tiver um certificado digital cnpj converse com seu contador para obter ou compre online. O certificado deve ser modelo A1.

  • Código UF

    • Digite o código de 2 dígitos referente ao seu estado, você pode encontrar o código aqui

  • Código do Município

    • Digite o código referente ao seu município, o mesmo pode ser encontrado aqui

  • Inscrição Estadual

    • Número referente a Inscrição Estadual da sua empresa.

  • Responsável Técnico

    • Você pode preencher os dados do responsável técnico com os dados da sua empresa como CNPJ, nome, telefone etc. mas para emitir NF-e é necessário que o CNPJ do responsável técnico esteja cadastrado como emissor na Receita, você pode cadastrar o seu CNPJ como emissor próprio no site da receita do seu estado, no Paraná o link é receita indo em UPD > Cadastro de Fornecedor no menu lateral, solicite o cadastro como Fornecedor Próprio, deve ser simples e você precisará levar alguns documentos listados no estabelecimento referenciado. Você não precisa preencher os dados referentes a Hash e ID CSRT por enquanto. Após isso você deve cadastastrar o sistema em UPD>Sistema, pode colocar qualquer nome e versão mas lembre-se de cadastrar o sistema com as funções "Emissao NF-e" e Emissao NFC-e", o útimo passo é cadastrar a autorização de uso sua no sistema agora cadastrado, em UPD>autorização de uso>Cadastro de autorização de uso. Se tudo foi feito corretamente você deve conseguir emitir notas-fiscais com seu cnpj como responsável técnico(no Paraná no ambiente de homologação é necessário tambem criar o CSRT no site da receita também).

Produto

Use esta aba para setar valores padrão da aba "imposto" do cadastro de produtos, essa aba é mais util se você emite nota fiscal. Confira com seu contador quais valores preencher principalmente para CSOSN e PIS/COFINS, visto que terão impacto no quanto de imposto você vai pagar. os valores 102 para CSOSN e 49 para PIS/COFINS são os mais comuns para Simples Nacional, o NCM igual a '00000000' "passa" na fiscalização automatica da SEFAZ mas deve ser evitado principalmente na emissão de NF-e.

E-mail

Configure o servidor de email para enviar automaticamente as notas-fiscais para o cliente e/ou contador. Preencha as informações de acordo com o seu provedor de e-mail. "Nome" é o nome de quem envia, que será mostrado para o destinatário.

Gmail e outros provedores que usam Oauth2

O QEstoqueLoja não suporta OAuth2 ainda. Mas você pode usar sua conta Gmail ativando o "app passwords". Para isso, ative a autenticação de dois fatores em sua conta se não fez ainda e siga os outros passos mencionados em https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=pt-BR. Depois, coloque as outras informações de SMTP do provedor nas configurações, disponíveis em https://developers.google.com/workspace/gmail/imap/imap-smtp?hl=pt-br. Usando a senha de app como senha nas configurações.

Contador

Complete os campos nome e email, com o Nome e o Email do seu contador.

2.Venda

Como Vender

O Processo para criar e registrar uma nova venda é o seguinte:

  1. Entre na janela "Vendas" pelo botao no menu superior da janela principal e no clique no botão "Inserir Venda", ou aperte F5 estando na janela principal.

  2. Pesquise pelo nome de um produto, as opções disponíveis vão aparecer na tabela ao lado, então basta selecionar o produto e apertar Enter ou o botão "Selecionar"(dica:você pode clicar com o botão esquerdo do mouse duas vezes rapidamente em um produto na tabela para exibir suas informações completas). Você pode tambem selecionar um cliente se quiser vender a prazo.

  3. Após ter selecionado algum produto é possivel alterar seu preço ou quantidade clicando 2 vezes com o botão esquerdo do mouse em cima dos campos do produto na tabela de baixo. Para deletar um produto da venda bastar selecionar o produto na tabela de baixo e pressionar Delete ou botão direito do mouse e deletar.

  4. Terminado de selecionar e editar os produtos que serão vendidos, basta clicar no botão "Próximo:Pagamento" para digitar os valores de desconto, valores recebidos e visualizar o troco. Você também pode selecionar a forma de pagamento e aplicar taxas para crédito e débito.

  5. Se você não emite notas fiscais basta clicar em "Ok" para concretizar a venda, já se emite notas você deve escolher tambem se emitirá nota para todos os produtos da venda, apenas os produtos que foram cadastrados como NF ou não emitir nota. Também é nessa janela que você decide se emitirá NFC-e ou NF-e, lembrando que se emitir NF-e precisa selecionar um cliente na janela anterior.

  6. PRONTO, sua venda foi realizada e agora aparece na janela vendas.

Vendas a prazo

Após ter vendido a prazo para um cliente, é possivel registrar os pagamentos aos poucos abrindo a janela de "entradas" ao selecionar a venda a prazo eclicar no botão "Abrir Pagamentos", nessa janela simples ficam registrados todos os valores pagos na tabela e você pode inserir um novo facilmente escrevendo o valor que quer debitar e clicar no botao "Prosseguir Pagamento".
Para imprimir o recibo contendo todos os pagamentos e informações da venda pra seu cliente basta selecionar a venda a prazo na janela "Vendas" e clicar com o botão direito do mouse e então "Imprimir Recibo".

Recibos e DANFE

Se você esqueceu de imprimir o recibo na hora da venda, não se preocupe, basta clicar com o botão direito do mouse na venda realizada na janela "Vendas"e selecionar "Imprimir Recibo" para imprimir recibo não fiscal, ou DANFE para imprimir o recibo fiscal caso tenha efetuado uma NF.

3.Relatórios

Gráficos relacionados à vendas

Ao entrar na janela relatórios você pode clicar na guita "Vendas" para exibir gráficos e relatórios baseados nas vendas, como "Valor de vendas" ou "produtos mais vendidos", basta selecionar o relatório que deseja apertando tipo de relatório.

Orçamento

Na janela relatórios guia estoque, o primeiro tipo de relatório é o "Orçamento para cliente" que funciona como uma venda mas ao invés de pagamento tem o botão "Visualizar/exportar orçamento" que permite imprimir em folha A4 o orçamento dos produtos selecionados, ou exportar em pdf para usar o logo no orçamento basta seleciona-lo nas configuraçoes.

4.Compras

Na janela compras você pode consultar as notas fiscais que foram enviadas contra seu CNPJ e cadastrar os produtos contidos nela de forma rápida e fácil com os preços corretamente alterados para o valor pago(ICMS + IPI + FRETE...). Para usar a janela compras você deve preencher as configurações fiscais e da empresa corretamente e estar usando o ambiente produção.

Importação dos Produtos da Nota

Quando uma nota fiscal aparece na tabela Entradas, basta selecioná-la e aparecerão os produtos da compra na tabela abaixo, para importar o produto clique com o botão direito do mouse no registro do produto na tabela para aparecer o menu de contexto "Adicionar Produto" e então digite ou bipe o código de barras do produto selecionado. Se o produto selecionado ja existe no sistema, uma tela com informações conflitantes vai aparecer para que você mude oque achar necessário(clicando nas células "Sugerido" da tabela), se o produto nunca foi cadastrado a janela de novo produto vai aparecer bastando apertar em salvar.

Devolução De Produtos Comprados

Para gerar uma nota fiscal de devolução de um ou mais produtos comprados apenas selecione a nota fiscal na tabela superior(Compras) e os produtos que dejeja devolver na tabela inferior e clique com o botão direito do mouse para aparecer o menu de contexto "Devolver Produtos", depois se tudo estiver correto a nota de devolução será gerada e enviada para o email do destinatário.